Die Beschäftigung mit dem Einsatz des Kostenmanagements in der Führungspraxis hat Kaplan die strategische Dimension von Kosteninformationen verdeutlicht. Die Frage, die ihn bewegte, war, welche Einflussgrößen den Ressourcenverbrauch in der Gestalt von Kosten und den Erfolg einer Organisation insgesamt bestimmen.
Seine innovative und in der Praxis gut nachvollziehbare Idee war, dass der wirtschaftliche Erfolg einer Organisation sich auf Einflußfaktoren gründet, die hinter den finanziellen Zielgrößen stehen und die Zielerreichung ursächlich bestimmen. Dies ist der Grundgedanke der Balanced Scorecard. Zur Steuerung einer Organisation ist es erforderlich, dass aus der Strategie klar formulierte, meßbare und kontrollierbare Steuerungsgrößen abgeleitet werden und diese - in den erfolgbestimmenden Perspektiven ausbalanciert - dem Management, aber auch den Mitarbeitern die Richtung weisen.
Die Balanced Scorecard ist nicht - wie manchmal mißverstanden - ein neues Kennzahlensystem, das auch nicht finanzielle Kennzahlen integriert, sondern ein Managementsystem. Es hat die Funktion, den gesamten Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozeß der Organisation zu gestalten. Durch die vernetzte Mehrdimensionalität der Steuerungsgrößen werden finanzielle Symptome mit den dahinterliegenden Ursachen verknüpft.